Обръщенията в имейл: как да ги използваме правилно?

Обръщенията в имейл – какво представлява езиковият етикет?

С други думи, правилно подбраните начални и заключителни формули показват на получателя, че сме възпитани и знаем как да общуваме официално.

Времето, когато деловата кореспонденция се водеше основно с писма, отдавна отмина. Днес комуникацията чрез електронна поща е водеща. В ежедневната си работа повечето от нас създават десетки съобщения, които изпращат на колеги, партньори, клиенти или ръководители.

За съжаление, въпреки опита си в писмената комуникация, много хора продължават да допускат множество грешки, обикновено поради незнание. В резултат на това могат да отблъснат получателя.

Правилна структура на официалния имейл

Всяко съобщение трябва да се състои от три елемента:

• увод (поздрав);
• същинско съдържание (например запитване, рекламация или важна информация);
• завършек.

В тази статия няма да се съсредоточаваме върху средната част, тоест върху основното съдържание. Само ще припомним, че независимо от получателя трябва да спазваме езиковия етикет – да се обръщаме учтиво, без да обиждаме или да налагаме определено действие или решение.

Преди да разгледаме учтивите обръщения в началото и края на съобщението, нека първо определим кой е получателят. Следните въпроси ще ни помогнат:

• Познавам ли този човек? (не непременно лично – водили ли сме вече кореспонденция?);
• Каква е позицията му? (университетски преподавател, ръководител, колега, служител в институция?);
• Знам ли как предпочита да бъде назоваван? (например дали използва обръщение според пола си или предпочита неутрална форма?);
• Каква е приблизителната му възраст? (на моята възраст, по-млад или по-възрастен?).

Когато знаете отговорите на тези въпроси, по-лесно ще изберете подходящите начална и заключителна формули. Важно е те да си подхождат – началото и краят на съобщението трябва да звучат на едно и също ниво на официалност.

Начални обръщения

Всеки имейл трябва да започва по подходящ начин. Преминаването директно към същината е приемливо само когато продължавате вече започната кореспонденция. При първи контакт не бива да пропускате поздрава.

Кои обръщения могат да се използват в началото на имейл?

• Уважаема госпожо / Уважаеми господине – когато знаете пола на получателя, но не сте в близки отношения;
• Уважаеми дами и господа – когато не знаете кой ще прочете съобщението, например при изпращане до общ служебен адрес;
• Уважаема госпожо директор / Уважаеми господин директор или Уважаеми професоре – когато знаете длъжността или академичната титла на получателя; при нужда използвайте съответната титла, например Уважаеми д-р Иванов;
• Уважаема госпожо Петрова / Уважаеми господин Петров – когато знаете името на получателя и вече сте общували с него, но все пак искате да запазите официален тон;
• Скъпи колеги / Здравейте, колеги / Здравейте на всички – когато се обръщате към екип и искате по-неформален, но професионален тон;
• Здравейте – универсален поздрав, подходящ за много служебни ситуации, включително когато не знаете пола или името на получателя.

Подходящо ли е да започнем официален имейл с „Здравей“ или „Хей“?

Често срещана грешка е прекалено неформалният поздрав да се използва при първи контакт или в кореспонденция с ръководител, институция или клиент. „Здравей“ и „Хей“ са подходящи главно при неформално общуване и добре познати събеседници, но могат да прозвучат неуместно в официален имейл.

„Здравейте“ е по-неутрална форма и често се използва в делова комуникация, но при особено официален повод е по-добре да изберете „Уважаема госпожо“, „Уважаеми господине“ или „Уважаеми дами и господа“. Така ще покажете необходимото уважение към получателя.

Пунктуация при началните формули

След официалното обръщение обикновено се поставя запетая. След това оставяме празен ред, а същинският текст започва с малка буква, ако обръщението е част от същото изречение. В някои стилови ръководства се допуска и двоеточие при по-официални писма; най-важното е да бъдете последователни. При неформален поздрав като „Здравейте!“ удивителният знак е напълно естествен, след него текстът започва на нов ред с главна буква.

Заключителни обръщения

Уводът и основното послание са готови, така че е време да завършим съобщението. Кои заключителни формули са подходящи за официален имейл?

• С уважение;
• С почит;
• С уважение и благодарност – по-тържествена формула, подходяща, когато искате специално да подчертаете признателността си.

Грешка ли е да използваме „Поздрави“?

Не само прекалено неформалните поздрави в началото могат да предизвикат съмнения. Неподходящо ли е да завършваме с „Поздрави“ или „Сърдечни поздрави“? Не непременно. Тези формули са подходящи за полуофициална или колегиална кореспонденция. Те се съчетават добре с начало като „Здравейте“. В строго официални имейли обаче е по-добре да изберете „С уважение“ или „С почит“.

Пунктуация при заключителните формули

След заключителната формула обикновено не се поставя запетая или точка. На следващия ред се изписва подписът – собствено и фамилно име, дори когато получателят знае кой му пише от адреса или от автоматичния подпис в имейла.

Пример за официален имейл

Ето пример за официален имейл, съобразен с насоките от тази статия:

Уважаеми дами и господа,

Благодаря Ви за отделеното време и за интереса към тази статия. По-долу обобщавам най-важните изводи, които според мен заслужават внимание. Приятно четене и оставам на разположение при бъдещи въпроси.

С уважение

Мария Георгиева